Stellenbeschreibung
=== PROJEKT DETAILS ===
Start: 05.07.2026 | Auslastung: 100% | Ort: Remote | Rate: 60 — 75 € / Stunde
=== BESCHREIBUNG ===
Wir suchen dich als erfahrene:n Notion-Expert:in, um unser bereits bestehendes Notion-Setup technisch weiterzuentwickeln und als zentralen Transparenz- und Wissensspeicher für AI sowie als Process Hub auszubauen. Das inhaltliche Gerüst steht bereits. Nun benötigen wir Unterstützung bei der technischen Umsetzung, einer sauberen Strukturierung und einer nachhaltigen Skalierung.
Im Fokus stehen der technische Aufbau eines Art Wissensspeichers, Templates und Views sowie die Entwicklung eines durchdachten Berechtigungskonzepts. Zusätzlich wünschen wir uns Unterstützung beim Roll-out, bei der Beantwortung technischer Fragen sowie bei einer praxisnahen Notion-Schulung, beispielsweise über Loom-Videos oder vergleichbare Formate.
Nach erfolgreichem Projekt besteht die Möglichkeit einer weiterführenden Zusammenarbeit. Geplant sind unter anderem Automatisierungen mit n8n bzw. die Anbindung von Systeme wie Personio, Microsoft Teams und weiterer Plattformen.
Deine Aufgaben / Scope:
Technische Umsetzung (Kern): Datenbanken, Templates, Views, Automatisierung und Verknüpfungen sauber und skalierbar/robust aufsetzen — insbesondere Projekt- & Taskboards, Weekly-Strukturen, Meeting-Notes-Datenbanken nach unserem Brieifing.
Berechtigungen & Governance: Beratung zu Teamspace-Struktur (open vs. closed vs. private), Berechtigungsgruppen statt Einzelrechte, Vererbungslogik, Guest-Handling — nach unserer bestehenden SOP (Minimalprinzip bei sensiblen Inhalten: HR, Legal, Finance, Quality; Default sonst offen). Wir haben einen Enterprise-Limited-Plan — wir klären aktuell, welche Enterprise-Features (SCIM, SSO, Audit Log) vertraglich enthalten sind —> das Setup darauf auslegen (SCIM-Provisioning vs. händische Gruppenpflege).
Später – Folgeprojekt: Einbindung Schnittstellen: n8n-Schnittstelle zu Notion mit aufsetzen (Automatisierungen, z. B. Status-Workflows). Wichtig: Anbindungen, die wir heute brauchen: Fibery, MS Teams/Outlook, Jira, Personio, ggf. auch externe Schulungsseiten wie Qualio, Memberspot; es werden bestimmt in der Zukunft noch weitere folgen, die wir heute noch nicht kennen. Die Integrations-Architektur muss daher erweiterbar angelegt sein: saubere Notion-API-Nutzung, wiederverwendbare n8n-Patterns statt Einzellösungen, Wartungsübergabe an unseren Developer & IT
Dein Profil:
Nachweisbare Notion-Expertise mit Team-Workspaces: Workspaces, Teamspaces, Gruppen/Berechtigungen, Datenbank-Design (inkl. Automatisierung, Verknüpfung), Templates
Erfahrung mit Rollouts in Organisationen (50-100 MA) von Vorteil
n8n-/Automatisierungserfahrung (Schnittstellen n8n/gitHub etc)
fließende Deutschkenntnisse als Arbeitssprache
Informationsarchitektur: Single Source of Truth, Relations statt Kopien, Naming-Konventionen — die Struktur muss auch bei 150+ MA noch tragen
AI-Readiness: versteht, wie AI-Agents (MCP, Notion AI, Claude) strukturierte Daten lesen; baut konsistente Properties statt Freitext — firmenweit einheitliche Feldnamen, damit AI-Abfragen über alle Teams funktionieren
Enterprise-Governance: Erfahrung mit SCIM, SSO, Audit Log; Auditierbarkeit („wer hat worauf Zugriff und warum")/Rollen & Berechtigungskonzept
Integrations-/API-Denken: sicher in der Notion-API; baut erweiterbar für heute noch unbekannte Systeme (GitHub-Erfahrung ist ein gutes Signal, kein Muss)
Dokumentations-Disziplin: baut so, dass wir ohne ihn/sie weiterkommen — keine undokumentierten Formel-Monster oder Automatisierungen